Outlook Add-In Next Gen
Bevor Sie beginnen
Das Next Gen Qiata Outlook Add-in unterscheidet sich technologisch vom alten Add-in vor allem in drei Punkten:
- Das neue Add-in funktioniert plattformübergreifend auf dem Desktop (Outlook auf Windows und Mac) und im Web (Microsoft 365 und Outlook.com).
- Eine zusätzliche Installation ist nicht erforderlich, da das neue Add-in nur aus einem Manifest besteht, das die Integration in Outlook beschreibt.
- Outlook-Add-Ins können von Benutzern heruntergeladen oder von einem Administrator bereitgestellt werden.
Bevor Sie das Qiata Outlook Add-in installieren, benötigen Sie die folgenden Versionen:
- DOMOS 6 oder höher
- Qiata Version 4.12.00 oder höher
- Eine der folgenden Outlook Versionen:
- Outlook 365 mit Windows 365-Abonnement (Version 2206 (Build 15330.20196) oder höher für alle Funktionen)
- Outlook auf dem Mac Klassische Benutzeroberfläche (eingeschränkte Funktionen)
- Outlook im Web Moderne Benutzeroberfläche (nicht auf mobilen Browsern)
- Outlook im Web Klassische Benutzeroberfläche (eingeschränkte Funktionen)
- Diese Outlook Versionen haben zusätzliche Anforderungen:
- Outlook 2021 unter Windows 11
- Outlook 2021 unter Windows 10 mit installiertem WebView2
- Outlook 2019 mit der Lizenz Art "Einzelhandel" unter Windows 11 (eingeschränkte Funktionen)
- Outlook 2019 mit der Lizenz Art "Einzelhandel" unter Windows 10 mit installiertem WebView2 (eingeschränkte Funktionen)
- Outlook auf dem Mac Neue Benutzeroberfläche (verfügbar mit Version 16.38.506)
Qiata Outlook Add-in setzt vorraus, dass Ihre Outlook Instanz intern keinen Internet Explorer verwendet. Obwohl der Internet Explorer von Microsoft bereits abgekündigt ist, schreibt Microsoft dazu: "IE11 wird jedoch nur zum Ausführen von Add-Ins unter bestimmten älteren Kombinationen von Windows- und Office-Versionen verwendet"
Um die Installation von WebView2 für die genannten Anforderungen zu erhalten, verwenden Sie bitte den nachfolgenden Link: Microsoft Edge WebView2
Mit Outlook 2019, wird Volumenlizenzierung in Qiata Outlook Add-in nicht unterstützt.
Qiata Outlook Add-in kann nicht in Outlook ausgeführt werden, wenn mit WIP-geschützen Dokumenten gearbeitet wird.
Mindestens ein Postfach mit folgender Version:
- Exchange Online
- Exchange on-premises 2019 (eingeschränkte Funktionen)
- Exchange on-premises 2016 (eingeschränkte Funktionen)
Outlook Add-in installieren
Wo bekomme ich das Add-in?
Es ist nicht notwendig, die neueste Version separat herunterzuladen. Sie ist immer auf Ihrer Qiata verfügbar (ab Version 4.12). Eine separate Installation auf dem Kundensystem ist nicht erforderlich. Es gibt drei Möglichkeiten das Add-In in Outlook zu installieren.
Installation / Ausrollen
Ausrollen via 365 Admin-Center [EMPFOHLEN]
Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie das OpenID Connect Modul erworben haben und Ihre Qiata vollständig konfiguriert ist.
Diese Option erlaubt es Administratoren das Add-in für die gesamte Organisation oder für einzelne Gruppen und Benutzer auszurollen.
Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und klicken Sie in der Seitenleiste auf Alles anzeigen. Gehen Sie dann zu Einstellungen -> Integrierte Apps und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Apps hochladen. Wählen Sie als App-Typ Office-Add-In und laden Sie die manifest.xml hoch oder geben Sie den Link zur Manifestdatei an. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.
Auf der Seite Benutzer können Sie die Gruppen und Benutzer auswählen, für die das Add-In bereitgestellt werden soll. Sie können Nur ich auswählen, um es nur für den angemeldeten Administrator auszurollen, Gesamte Organisation, um es für alle Gruppen und Benutzer Ihrer Organisation auszurollen, oder Bestimmte Benutzer/Gruppen, um es für die angegebenen Benutzer und Gruppen auszurollen.
Im Bereich Bereitstellung müssen Sie die notwendigen Berechtigungen für das Add-In akzeptieren. Klicken Sie dazu auf Berechtigungen akzeptieren und melden Sie sich als Administrator an. Die erteilten Berechtigungen müssen mit den Berechtigungen aus der Registrierung der Anwendung übereinstimmen.
Es muss bereits eine App in Ihrem Azure AD registriert sein, sonst schlägt die Rechtevergabe fehl. Wie Sie eine App registrieren können lesen Sie hier: Add-In Konfiguration
Danach können Sie den Rollout beenden und das Add-in wird unter Integrierte Anwendungen aufgelistet. Sie können die Informationen anzeigen und die ausgewählten Benutzer ändern, indem Sie auf das Add-in klicken.
Es kann einige Zeit dauern, bis das Add-In an alle Benutzer verteilt wurde.
Benutzer können die App in Outlook unter Add-Ins abrufen -> ADD-INS -> Vom Administrator verwaltet finden.
Ausrollen via Exchange
- Anmelden als Exchange Administrator
- Gehen Sie zu Organisation -> Add-ins
- Klicken Sie auf das Plus Icon und wählen Aus URL hinzufügen
- Geben Sie die URL zum Manifest an. Sie finden die URL hier. (z.B.
https://<Ihre FQDN>/qiata/manifest.xml) - Klicken Sie auf Weiter und warten Sie bis die Prüfung abgeschlossen ist
Wenn Sie das Add-in an die Benutzer in Ihrer Organisation verteilen möchten, doppelklicken Sie auf das Add-in und wählen Sie das Kontrollkästchen aus. Sie können auch auswählen, ob die Installation obligatorisch sein soll oder ob die Benutzer selbst entscheiden können, ob Sie das Add-in installieren möchten.
Benutzer können die App in Outlook unter Add-Ins abrufen -> ADD-INS -> Vom Administrator verwaltet finden.
Querladen in Outlook
Der Benutzer benötigt Berechtigungen, um Add-Ins in Outlook zu installieren.
Das Querladen über eine URL ist nicht mehr möglich. Sie müssen die manifest.xml hochladen.
Wenn sie nur eine URL zur Manifestdatei haben, können sie diese im Browser eingeben und das Manifest dort runterladen.
In der oberen Leiste von Outlook können Sie Add-Ins installieren, indem Sie auf Add-Ins abrufen klicken. Im Add-in Store klicken Sie auf Meine Add-ins. Unter Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen können Sie ein benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen. Laden sie die Manifestdatei manifest.xml hoch. Sie erhalten eine Warnung, dass das Add-In nicht von Microsoft verifiziert wurde. Klicken Sie auf Installieren, um das Add-in zu installieren.
Wenn die Option Add-ins abrufen bei ihnen nicht vorhanden ist, dann klicken sie auf Datei und Add-Ins verwalten. Danach sollte sich Outlook in ihrem Browser öffnen. Melden sie sich mit ihrem Outlook Konto an. Im Add-in Store klicken Sie auf Meine Add-ins. Unter Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen können Sie ein benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen. Laden sie die Manifestdatei manifest.xml hoch. Sie erhalten eine Warnung, dass das Add-In nicht von Microsoft verifiziert wurde. Klicken Sie auf Installieren, um das Add-in zu installieren.
Danach wird das Add-in in der oberen Leiste angezeigt oder unter Alle Apps.
Das Outlook Add-in starten
Das Add-In kann nur im Kontext eines Mail-Objekts gestartet werden. Das bedeutet, dass das Add-In nur aktiviert ist, wenn Sie eine Mail lesen oder schreiben. Ansonsten ist das Add-In deaktiviert.
Login
Wenn Sie das Add-In zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, sich anzumelden. Sie können sich entweder über Qiata mit einem Qiata-Benutzer oder über Microsoft mit einem Office-Benutzer anmelden.
Der Microsoft Office Login wird nicht angezeigt, wenn in Ihrer Qiata kein AzureAD konfiguriert ist.
Das Add-in merkt sich Ihre letzte Auswahl und wird beim nächsten Mal versuchen, Sie erneut anzumelden.
Wenn Sie Outlook for Web (OWA) verwenden, können Pop-ups blockiert sein. Bitte aktivieren Sie diese, damit Sie sich in Qiata einloggen können.
Qiata login
Es öffnet sich ein neues Fenster mit der bekannten Qiata Login-Seite. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um sich bei Qiata anzumelden. Nach erfolgreicher Anmeldung schließt sich das Fenster und Sie sind im Add-in angemeldet.
Office login
Das Add-in versucht, Sie mit Ihrer Office-Anmeldung zu authentifizieren. Wenn es kein Problem gibt, dann sollten Sie automatisch im Add-in angemeldet werden. Wenn es ein Problem gibt, dann öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie sich mit Ihrem Office Benutzer anmelden müssen.
Der Office Login funktioniert nicht in OWA auf Safari. Bitte nutzen Sie den Qiata Login, einen anderen Browser oder die Outlook Desktop Anwendung.
Einstellungen/Profil
Beim Lesen einer Mail sind die Einstellungen aktiviert. Nach der Anmeldung können Sie ihr Profil sehen. Hier sehen Sie Ihren Transfer Speicher und tägliches Transferlimit.
Über Abmelden können Sie sich vom Add-in abmelden. Danach werden Sie nicht erneut automatisch angemeldet sondern müssen sich wieder manuell anmelden.
Passwörter aktivieren - Wenn aktiviert, dann müssen sich Empfänger mit Ihrem Passwort anmelden bevor Sie auf einen Transfer zugreifen können.
PIN Code aktivieren - Wenn aktiviert, dann müssen Empfänger einen PIN eingeben um auf den Transfer zugreifen zu können. Der PIN muss manuell verschickt werden.
2-Faktor-Authentifizierung - Aktiviert 2-Faktor-Authentifizierung für Ihren Account.
Wenn die 2-Faktor-Authentifizierung für Ihr Konto aktiviert wurde, müssen Sie sich einmalig am WebUI anmelden, um die 2-Faktor-Authentifizierung zu konfigurieren.
Max. Up-/Downloads - Die maximale Anzahl von Uploads/Downloads für Ihre Empfänger.
Tage bis zum Ablauf - Die maximale Gültigkeit für Ihren Transfer. Empfänger können Dateien nur in diesem Zeitraum herunterladen.
Bei Versand - Sie erhalten eine kurze Nachricht, wenn die E-Mail erfolgreich versendet wurde.
Bei Download - Sie erhalten eine kurze Nachricht, wenn Ihre Datei heruntergeladen wurde.
Bei Ablauf & Unvollständig - Sie erhalten eine kurze Nachricht, wenn der Transfer abgelaufen ist und die Empfänger noch nicht alle Dateien heruntergeladen haben.
Empfänger erinnern - Empfänger werden automatisch erinnert, wenn Sie noch nicht alle Dateien heruntergeladen haben.
Wenn eine Einstellung von Ihrem Administrator festgelegt wurde, können Sie diese Einstellung nicht ändern. Erzwungene Einstellungen sind mit Forciert gekennzeichnet.
Ausgang
Auf der dritten Registerkarte können Sie im Lesemodus Ihre Transfers einsehen. Ihre Transfers werden in einer Liste angezeigt. Über die Suchleiste können Sie nach Betreff, Empfänger und Dateiname der Transfers suchen.
Wenn Sie auf einen Transfer klicken, öffnen sich die Transfereinstellungen. Hier können sie Details einsehen und Einstellungen vornehmen. Mit der Schaltfläche Pausiert können sie den Transfer pausieren oder fortsetzen. Über den Kalender unter Ablaufdatum können sie das Ablaufdatum ändern. Wenn Ihr Administrator ein maximales Ablaufdatum festgelegt hat, können Sie das Ablaufdatum nur zwischen dem aktuellen Datum und dem maximalen Datum ändern. Unter PIN-Code können Sie den aktuellen PIN-Code einsehen und ändern. Über die Schaltfläche # können sie eine zufällige PIN generieren. Wenn der Administrator eine PIN verlangt, müssen Sie eine gültige PIN eingeben, bevor Sie speichern können. Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Es werden immer nur 20 Transfers auf einmal geladen. Mit den Schaltflächen Mehr laden und Alles laden können Sie die nächsten 20 Transfers in Ihren Ausgang laden bzw. alle verbleibenden Transfers laden.
Alle Transfers zu laden, kann bei einem großen Ausgang lange dauern.
Einen neuen Transfer, Invite oder Team Transfer erstellen
Der Versand über Qiata kann nicht über das normale Senden in Outlook erfolgen. Starten Sie das Qiata Add-in, füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und klicken Sie im Add-in auf Versenden.
Geben Sie die Empfänger und den Betreff Ihrer E-Mail in Outlook ein und schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. Anstatt Ihre Mail mit Outlook zu versenden, müssen Sie die Mail über das Add-in versenden.
Wenn Sie eine Mail schreiben, wird das Add-in aktiviert und Sie starten es über Sicher versenden. Nach der Anmeldung können Sie einen neuen Transfer oder eine neue Einladung mit Ihrer Mail erstellen.
Neuer Transfer
Um einen neuen Qiata-Transfer zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Versenden.
Hier können Sie Dateien und Ordner hochladen. Klicken Sie dazu auf Datei(en) hinzufügen bzw. Ordner hinzufügen (nicht verfügbar für Mac) oder ziehen Sie Ihre Dateien in den Drag & Drop-Bereich. Alle hinzugefügten Dateien und Ordner werden in einer Liste mit Namen und Größe angezeigt. Die Anzahl der Dateien in einem Ordner wird rot über dem Ordnersymbol angezeigt. Um eine einzelne Datei oder einen einzelnen Ordner zu entfernen, klicken Sie auf das X. Um alle Dateien und Ordner zu entfernen, klicken Sie auf den gelben Papierkorb.
Mit Downloadlink hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, den Downloadlink an eine bestimmte Position in Ihrer E-Mail zu schreiben. Der Text {{DOWNLOADLINK}} wird automatisch an die Position Ihres Cursors geschrieben. Dieser Text wird später durch den Downloadlink Ihres Transfers ersetzt. Außerdem wird Ihre E-Mail dann mit allen Stilen als HTML gesendet. In diesem Fall wird keine Qiata-Vorlage verwendet, sondern eine leere Mail versendet. Aus Sicherheitsgründen werden beim Versenden alle Grafiken entfernt.
Vorlage auswählen
Wenn Ihr Administrator weitere Vorlagen für Sie hinzugefügt hat, können Sie diese hier auswählen. Die ausgewählte Vorlage wird für den nächsten Transfer verwendet.
Versandeinstellungen
Wählen Sie das Ablaufdatum & Uhrzeit des Transfers und die Anzahl der Downloads. Bei Bedarf können Sie den Transfer später senden. Wählen Sie dazu ein Datum in der Zukunft.
Sicherheitseinstellungen
Wählen Sie, ob der Transfer mit einem Passwort und/oder einem PIN-Code verschlüsselt werden soll. Den PIN-Code müssen Sie selbst festlegen und dem Empfänger mitteilen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Versenden. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, werden Ihre Dateien hochgeladen und Ihr Transfer wird erstellt. Wenn Sie den Upload abbrechen möchten, klicken Sie auf Abbrechen. Danach können Sie Änderungen an Ihrem Transfer vornehmen.
Nachdem der Transfer erstellt wurde, schließt sich das Fenster und Ihre E-Mail wird in Outlook unter Gesendete Objekte mit einem Sendebericht gespeichert.
Schließen Sie das Fenster oder das Add-In nicht, während Ihre Dateien hochgeladen werden, da der Upload sonst abgebrochen wird.
Neue Einladung
Abhängig von den Einstellungen des Administrators ist der Reiter Einladen für Sie nicht verfügbar.
Um eine neue Qiata-Einladung zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte Einladung.
Hier können Sie Ihre Einstellungen ändern.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Versenden. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, wird die Einladung erstellt.
Nachdem die Einladung erstellt wurde, schließt sich das Fenster und Ihre E-Mail wird in Outlook unter Gesendete Objekte mit einem Sendebericht gespeichert.
Neuer Team Transfer
Abhängig von den Einstellungen des Administrators oder der Lizenzoptionen ist der Reiter Team Transfer für sie nicht verfügbar.
Um einen neuen Team Transfer zu erstellen, wählen sie die Registerkarte Team Transfer.
Hier können Sie Ihre Einstellungen ändern. Empfänger welche initial Leserechte bekommen sollen, können sie in Outlook als CC oder BCC Empfänger angeben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Versenden. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, wird der Team Transfer erstellt.
Nachdem der Team Transfer erstellt wurde, schließt sich das Fenster und Ihre E-Mail wird in Outlook unter Gesendete Objekte mit einem Sendebericht gespeichert.
Smart Alert
Das Add-in prüft jede E-Mail, die Sie versenden, auf die von Ihrem Administrator vordefinierten blockierten Wörter und die maximale Gr öße der Anhänge. Enthält Ihre Mail eines dieser gesperrten Wörter oder überschreitet die Größe des Anhangs die maximale Größe, stoppt das Add-in den Versand und ein Smart Alert wird ausgelöst. Der Smart Alert informiert Sie darüber, dass Ihre E-Mail nicht versendet werden kann und dass Sie einen Qiata Transfer oder eine Qiata Einladung erstellen müssen.
Beispiel für geblockte Wörter in einer normalen E-Mail:
Beispiel für die Überschreitung der maximalen Größe eines Anhangs in einer normalen E-Mail:
Wenn Sie die Smart Alerts ignorieren und die E-Mail trotzdem senden können, werden zwei Schaltflächen angezeigt:
- Trotzdem senden
- Nicht senden
Wenn Sie Nicht senden wählen, erstellen Sie einen Qiata Transfer oder eine Qiata Einladung.
Wenn Qiata nicht erreichbar ist und die Prüfung der Mail nicht durchgeführt werden kann, wird ein Smart Alert angezeigt, der darauf hinweist, dass das Add-In mehr Zeit als normal benötigt. In diesem Fall können Sie die Prüfung ignorieren und die Mail trotzdem versenden.
Wenn Ihre E-Mail nicht gesendet werden kann, aber kein Qiata Transfer oder keine Qiata Einladung erstellt werden muss, kontaktieren Sie Ihren Qiata Administrator. Hier erfahren Sie, wie Sie die blockierten Wörter und die Größe der Anhänge konfigurieren können: Qiata Outlook Add-In Configuration
Add-in entfernen
Ausgerollt via 365 Admin-Center
Um das ausgerollte Add-in zu entfernen, melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und klicken auf Alles anzeigen in der Sidebar. Danach gehen Sie zu Einstellungen -> Integrierte Apps wo sie das ausgerollte Qiata for Outlook Add-in sehen können. Klicken Sie auf das Add-in und die Übersicht öffnet sich. Hier können Sie das Add-in entfernen mit App entfernen. Sie werden gefragt, ob Sie sich sicher sind. Nachdem Sie die Checkbox ausgewählt haben und auf Entfernen gedrückt haben, wird das Add-in für alle Benutzer entfernt.
Es kann einige Zeit dauern, bis das Add-In an alle Benutzer verteilt wurde.
Ausgerollt via Exchange
Melden Sie sich in Ihrem Exchange an und gehen Sie zu Organization -> Add-ins. Wählen Sie Qiata for Outlook und klicken Sie auf das Mülleimer-Icon in der oberen Leiste.
Es kann einige Zeit dauern, bis das Add-In an alle Benutzer verteilt wurde.
Quergeladen in Outlook
Um ein quergeladenes Add-in zu entfernen, gehen Sie auf Add-ins holen in der oberen Leiste von Outlook. Navigieren Sie zu Meine Add-ins und klicken Sie unter Benutzerdefinierte Add-ins auf das Add-in Qiata for Outlook. Hier können Sie auf Entfernen klicken, um das Add-in zu entfernen.