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Outlook Plugin

WICHTIG

Diese Softwareversion ist veraltet und wird nicht mehr unterstützt. Wir empfehlen dringend, auf die neueste Version zu wechseln, um Sicherheit, Funktionalität und Support zu gewährleisten.

Bevor Sie beginnen​

Bevor Sie das Qiata Outlook Plugin installieren können, benötigen Sie die folgenden Versionen:

  • Qiata Version 3.11.20 oder höher

Mit dieser Version finden Verbindungen nur noch ausschliesslich per OpenID-Connect statt.

Eines der folgenden Betriebssysteme ist erforderlich:

  • Windows 10 Professionell
  • Windows 11 Professionell

Eine der folgenden Microsoft Outlook-Versionen:

  • Outlook 2016 Professionell
  • Outlook 2019 Professionell

Sie benötigen außerdem das Microsoft .NET Framework 4.7 oder höher.

WICHTIG

Benutzer, die den Authentifizierungs-Typ "OIDC" für AzureAD/ADFS verwenden, können sich nicht über das Outlook Plugin anmelden.

Installieren des Outlook-Plugins​

Download der Installationsdatei​

Sie können das Outlook Plugin von der folgenden Website beziehen:

https://www.secudos.de/hilfe-und-support/downloads

Um in den Downloadbereich zu gelangen und das Outlook Plugin herunterzuladen, registrieren Sie sich bitte zunächst auf unserer Website. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bitte aktivieren Sie das Konto, indem Sie den Link öffnen.

info

Bitte beachten Sie, dass die Aktivierung Ihres Kontos ein manueller Prozess ist und einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Sie werden eine E-Mail erhalten, sobald Ihr Konto von einem unserer Administratoren aktiviert wurde.

Installieren des Plugins​

Nachdem Sie die Installationsdatei erfolgreich heruntergeladen haben, doppelklicken Sie auf die Datei, um das Installationsprogramm zu starten. Der Installationsvorgang wird automatisch gestartet. Das System zeigt dann das Dialogfeld Benutzerkontensteuerung an, um die Erlaubnis zur Installation der Software auf dem Computer anzufordern.

Benutzerkontensteuerung Outlook Plugin

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um die Installation der Software zuzulassen

Die Willkommensseite wird wie in der folgenden Abbildung dargestellt angezeigt.

Willkommensseite Installer

Klicken Sie auf die Schaltfläche Install, um die Installation zu starten. Der Fortschritt der Installation wird angezeigt.

Installations Formular​

Wenn die Installation abgeschlossen ist, kann die folgende Seite angezeigt werden, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Installations Formular

Das Formular erscheint, wenn das Plugin erstmalig installiert wird, oder wenn keine vorhandenen Benutzerdaten verwendet werden. Füllen Sie das Formular mit den Anmeldedaten Ihrer Qiata aus. Alle ausgefüllten Anmeldedaten können später in Outlook geändert werden. Dieses Formular erstellt die Datei Settings.xml Mehr dazu...

Installation abschließen​

Installation abschließen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um das Installationsprogramm zu schließen.

Verwendung des Outlook-Plugins​

Wenn Outlook 2016 oder 2019 vollständig gestartet ist, können Sie die Schaltfläche Einstellungen im Menüband sehen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Qiata Einstellungen in Outlook 2016

Konfiguration des Outlook-Plugins​

Bevor Sie das Outlook-Plugin für Qiata verwenden können, müssen Sie das in der Qiata verwendete Konto einrichten. Sie müssen die E-Mail-Adresse oder LDAP-Anmeldenamen zusammen mit Ihrem Passwort verwenden.

info

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Daten Sie eingeben müssen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Klicken Sie auf der Hauptseite von Outlook auf die Schaltfläche Qiata Einstellungen. Die Seite Account Einstellungen wird angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Qiata Einstellungen Login Reiter

Login Registerkarte​

Für eine neue Anmeldung, geben Sie in das Feld Servername die IP-Adresse oder den Hostnamen (Servername) Ihrer Qiata ein. Geben Sie in das Textfeld Benutzername die E-Mail-Adresse oder den LDAP-Anmeldenamen ein. Klicken Sie auf Weiter.

Qiata Einstellungen Login Reiter

Sollte die angegebene Qiata erreichbar sein und der minimal notwendigen Version entsprechen. Werden Sie aufgefordert Passwort und/oder Einmalpasswort(OTP) einzugeben. Geben Sie das Passwort in das Feld Passwort ein. Geben Sie das Einmalpasswort/OTP in das Feld EinmalPasswort ein. Klicken Sie anschliessend auf Weiter

Qiata Einstellungen Login Reiter

Wenn die Anmeldung des Kontos erfolgreich war, wird die Meldung Erfolgreich aktualisiert angezeigt. Ein Beispiel ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Qiata Einstellungen Login erfolgreich

Sie können sich wenn eine aktive Anmeldung besteht über den Abmelden Button auch ganz abmelden. Dabei wird auch ihre SSO Session aufgelöst.

Sicherheits Registerkarte​

Qiata Einstellungen Sicherheits Reiter

Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie Ihre Sicherheitseinstellungen für alle Übertragungen konfigurieren. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden als Standard für alle Transfers verwendet. Sie können diese Einstellungen bei jedem Transfer einzeln ändern.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass je nach Einstellung Ihrer Sicherheitsrichtlinie einer oder beide dieser Werte auf Nur Lesend gesetzt sein können. Sie sind daher nicht änderbar. Wenn Sie Fragen oder Probleme mit diesen erzwungenen Werten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Administratoren.

Passwort​

Durch Aktivieren der Funktion Passwort wird von Ihrer Qiata ein Passwort generiert und automatisch an den Empfänger übermittelt. Der Empfänger kann sich beim Empfang mit seiner E-Mail-Adresse und dem übermittelten Passwort für den Transfer authentifizieren. Nach Eingabe des generierten Passworts muss der Empfänger sein eigenes Passwort wählen. Dieses Passwort bleibt für zukünftige Transfers gültig.

info

Wenn der Empfänger sein Passwort vergessen hat, kann er sein Passwort jederzeit über die Funktion Passwort vergessen im WebUI wiederherstellen.

PIN-Code​

Wenn Sie die PIN-Funktion aktivieren, werden Sie bei jedem Transfer aufgefordert, einen PIN-Code manuell auszuwählen. Der PIN-Code muss von Ihnen manuell ausgewählt und über einen dritten Weg übermittelt werden. Der PIN-Code wird nicht automatisch übertragen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass jeder eingegebene PIN-Code nur für den aktuellen Transfer gültig ist.

Sollten Sie den PIN-Code eines Transfers vergessen haben oder ändern wollen, loggen Sie sich bitte in das Webinterface ein und navigieren Sie zu Ihrem Ausgang. Auf der rechten Seite finden Sie den PIN-Code und haben auch die Möglichkeit, diesen zu ändern oder neu zu setzen.

Konfigurations Registerkarte​

Qiata Einstellungen Konfigurations Reiter

Die Registerkarte Konfiguration zeigt Ihnen Ihre Konfiguration für Tage bis zum Ablauf und Downloads/Transfers. Jeder Wert entspricht einem absoluten Maximum, das Sie einstellen können. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden als Standard für alle Transfers verwendet. Sie können diese Einstellungen bei jedem Transfer einzeln ändern.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Höchstwerte von Ihrem Administrator forciert werden können. Wenn Sie Fragen oder Probleme mit diesen Werten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Administratoren.

Details Registerkarte​

Qiata Einstellungen Details Reiter

Auf der Registerkarte Details sehen Sie Ihren maximal verfügbaren Speicherplatz sowie dessen Nutzung und verfügbares Quota.

Hinweis

Wenn Sie Fragen oder Probleme mit Ihrem Speicherplatz haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Update Registerkate​

Qiata Einstellungen Update Reiter

Der Reiter Update zeigt Ihnen die aktuell verwendete Version des Qiata Outlook Addin an. Über die Schaltfläche Auf Updates prüfen können Sie jederzeit manuell auf verfügbare Updates prüfen. Wenn ein Update verfügbar ist, werden Sie im unteren Bereich darüber informiert. Von dort aus können Sie die Änderungen der Version einsehen und die neue Version herunterladen.

Qiata Einstellungen Update verfügbar

Wenn Sie zur Zeit kein Interesse an einer Aktualisierung haben, können Sie das Fenster jederzeit schließen und zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren. Sie werden dann durch ein Symbol darauf hingewiesen, dass noch ausstehende Aktualisierungen ausstehen. Sie können selbst entscheiden, wann Sie die Installation durchführen möchten.

Qiata Icon Update verfügbar

info

Es kann vorkommen, dass die Registerkarte Update für Sie nicht verfügbar ist. Ihr Administrator kann diese aktivieren oder deaktivieren, falls erforderlich, um Ihre Sicherheitsrichtlinien zu erfüllen. Anweisungen zum Aktivieren und Deaktivieren der Registerkarte Update finden Sie hier.

Verwendung des Outlook-Plugins​

In Outlook klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu starten, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Qiata Neue E-Mail

Senden von Datei(en) und/oder Ordner(n)​

Um Dateien oder Ordner über Qiata zu übertragen, benutzen Sie bitte die Buttons Datei hinzufügen oder Ordner hinzufügen im oberen rechten Bereich.

Qiata Dateien und Ordner hinzufügen

Um eine oder mehrere Dateien anzuhängen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen. Um einen oder mehrere Ordner anzuhängen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sende Optionen, um die Optionen für den Versand dieser E-Mail festzulegen.

Die Datei- und Ordneranhänge werden im Abschnitt Qiata Anhang unten auf der neuen E-Mail-Seite angezeigt.

Qiata Anhang Sektion

Wenn Sie auf die Schaltfläche Erweitern und schließen klicken, wird der Bereich Qiata-Anhänge geöffnet und geschlossen.

Datei(en) hinzufügen​

Wenn Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen klicken, wird das Dateiexplorer-Dialogfeld wie in der folgenden Abbildung dargestellt angezeigt.

Qiata Dateien hinzufügen

Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, um sie anzuhängen. Die ausgewählte(n) Datei(en) wird (werden) im Abschnitt Qiata Anhang angezeigt. Sie können dies wiederholt tun, um weitere Dateien auszuwählen, die an die neue E-Mail angehängt werden sollen.

Qiata Anhang Sektion gefüllt

Ordner hinzufügen​

Wenn Sie auf die Schaltfläche Ordner hinzufügen klicken, wird das Dialogfeld für den Ordner-Explorer angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Ordner durchsuchen

Wählen Sie den Ordner aus, den Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Der ausgewählte Ordner wird dem Abschnitt Qiata Anhang hinzugefügt. Sie können dies wiederholt tun, um weitere Ordner auszuwählen, die an die neue E-Mail angehängt werden sollen.

Externe einladen​

Verwenden Sie die Funktion Einladen, um einer oder mehreren Personen die Möglichkeit zu geben, Dateien mit Ihnen über Ihr Qiata zu teilen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Einladung Inaktiv können Sie den Status auf Aktiv umschalten. Die Einladungsfunktion ist aktiviert, sobald die Lampe des Symbols auf grün springt und die anderen Schaltflächen (Dateien hinzufügen, Ordner hinzufügen) deaktiviert sind. Sobald die Schaltfläche angeklickt wurde, arbeiten Sie im Einladen-Modus.

Sie können nun wie gewohnt die gewünschten Felder (An, Betreff, Nachricht) ausfüllen und die Einladung versenden. Wenn Sie auf Senden klicken, wird automatisch eine Qiata-Einladung erstellt, die Ihre Empfänger verwenden können, um Ihnen die Datei(en) zu übermitteln.

Qiata Reiter Invite

Die Einladungsfunktion muss für jede neue Mail aktiviert werden.

Sollten Sie nicht berechtigt sein, die Einladungsfunktion zu nutzen, erhalten Sie beim Klick auf den Button eine entsprechende Meldung. Wenn Sie sich bereits im Vorfeld angemeldet haben, ist der Button automatisch ausgegraut und somit nicht verfügbar.

Sende Optionen​

Die Qiata-Sendeoptionen können pro Übertragung ausgewählt werden. Die folgenden Werte sind für jede Übertragung anpassbar:

  • Ablaufdatum
    • Legen Sie das Datum fest, an dem der Transfer ablaufen soll.
  • Maximale Downloads
    • Legen Sie die maximale Anzahl der Downloads für den Transfer fest.
  • Bestätigung vor Versand
    • Legen Sie fest, ob Sie die Sendeoptionen beim Senden eines Transfers erneut sehen möchten.
  • Passwort - AN / AUS
    • Wählen Sie, ob die Übertragung mit einem Passwort gesichert werden soll. Das Passwort wird automatisch generiert und an den Empfänger übermittelt.
  • PIN - AN / AUS
    • Wählen Sie, ob die Überweisung mit einem PIN-Code gesichert werden soll. Der PIN-Code wird manuell von Ihnen ausgewählt und muss über einen dritten Weg übermittelt werden.
Hinweis

Diese Einstellungen können als schreibgeschützte Eigenschaft auftreten. Je nachdem, wie Ihr Qiata von Ihrem Administrator konfiguriert wurde, haben Sie nicht das Recht, diese Werte zu ändern.

Qiata Sendeoptionen

Hinweis

Für die Funktion Einladen gibt es derzeit keine Sicherheitseinstellungen. Die Qiata-Sendeoptionen sind entsprechend eingeschränkt.

Qiata Sendeoptionen Invite

Die folgenden Werte sind für jede Überweisung anpassbar:

  • Ablaufdatum
    • Legen Sie das Datum fest, an dem die Einladung ablaufen soll.
  • Maximum Transfers
    • Legen Sie die maximale Anzahl der Transfers für die Einladung fest.

Versenden einer neuen E-Mail mit Qiata Anhängen​

Beim Versand einer E-Mail mit Qiata Anhängen, wird die neue E-Mail zunächst in den Ordner Qiata Pending Items verschoben.

Qiata Pending Items

Die neue E-Mail wird in diesen Ordner verschoben, damit die Anhänge in die Qiata hochgeladen werden können und eine Übertragungsurl für diese Anhänge erhalten wird. Wenn der Upload beginnt, wird der Fortschritt in Prozent neben der Schaltfläche Einstellungen angezeigt.

Qiata Upload Fortschritt

Um den Upload abzubrechen, klicken Sie auf die Schaltfläche X, bevor die Fortschrittsanzeige 100% erreicht. Die neue E-Mail wird in den Ordner "Entwürfe" verschoben.

Wenn der Fortschrittsgrad 100 % erreicht, wird die neue E-Mail über Qiata versendet.

Gesendete Objekte​

Für jeden gesendeten Transfer erstellt das Qiata Plugin einen Sendebericht und verschiebt die Mail in den Ordner Gesendet. Der Bericht enthält alle Empfängerlinks, Dateien und Ihre Nachricht.

Wenn keine Fehler aufgetreten sind, sollte der Empfänger die von Ihnen konfigurierte Qiata-Standardvorlage erhalten haben.

Hinweis

Der ausgewählte Sendeordner kann je nach Ihrer Konfiguration einen anderen Namen haben.

Qiata Gesendete Objekte

Beispiel für eine vollständige Zusammenfassung aus dem Sendeordner:

Qiata fertige Mail

Deinstallation​

Um das Outlook Plugin zu deinstallieren, können Sie dies auf dem bekannten Windows-Weg tun. Öffnen Sie die Systemsteuerung in Ihrem Windows und klicken Sie auf Programm deinstallieren. Suchen Sie in der Liste nach Qiata Outlook Addin und markieren Sie den Eintrag. Klicken Sie dann auf Deinstallieren. Der Rest der Deinstallation erfolgt vollständig automatisiert.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Teile der Installation aus Gründen der Bequemlichkeit nicht gelöscht werden. Sie können diese Ordner jederzeit manuell löschen.

Expert Sektion​

MSI Installer​

Das Qiata Outlook Plugin ist als MSI Datei verfügbar. Es kann zum Rollout in einem Active Directory verwendet werden, zum Beispiel über Gruppenrichtlinien.

Die folgenden Parameter können bei der Installation der MSI-Datei über die Befehlszeile verwendet werden:

  • /qn (Kein UI) führt das Installationsprogramm im stillen Modus ohne Benutzerinteraktion aus [OPTIONAL]
  • ALLUSERS=1 die Installation macht das Produkt für alle Benutzer verfügbar, die sich am Computer anmelden [OPTIONAL]

Beispiel für eine Installation über die Kommandozeile (Admin CMD erforderlich) :

msiexec /i PATHTOMSI/Qiata_Outlook_Addin.msi /qn ALLUSERS=1

Vordefinierte Werte für den Rollout festlegen​

Bei Bedarf können Sie dem Rollout eine vorkonfigurierte Konfigurationsdatei hinzufügen, um nach der Installation einen vordefinierten FQDN oder eine Update-Kontrolle für alle Benutzer zu haben. Trotzdem muss jeder Benutzer seine Anmeldedaten einmalig eingeben.

ACHTUNG

  1. Die Datei muss den Namen Settings.xml haben

  2. Die Datei muss sich unter %programdata%\Qiata Pte Ltd\Qiata Outlook Addin befinden, wenn Outlook startet

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<Settings>
 <URL></URL>
 <UserName></UserName>
 <Password></Password>
 <NotificationAndUpdate>true</NotificationAndUpdate>
 <UpdateOnly>true</UpdateOnly>
</Settings>

Sie können die folgenden Werte hinzufügen:

Automatisch nach Updates suchen​

Nach der Installation und ohne jegliche Anpassungen in der Konfigurationsdatei sucht das Addin nach dem Start von Outlook nach verfügbaren Updates. Diese Updates werden über das Update-Symbol angezeigt und symbolisiert.

Dieser Wert wird in der Settings.xml gesetzt und kann dort angepasst werden. Ohne Anpassungen ist dieser Wert immer aktiviert, d.h. er ist auf true gesetzt. Das Setzen dieses Wertes auf false deaktiviert die automatische Suche nach Updates und die entsprechenden Benachrichtigungen.

<NotificationAndUpdate>true</NotificationAndUpdate>

Sie können die folgenden Werte hinzufügen:

true = Addin sucht nach Updates und zeigt Benachrichtigungen an

false = Das Addin sucht nicht nach Updates und zeigt keine Benachrichtigungen an

info

Die Aktivierung von NotificationAndUpdate beinhaltet automatisch die Aktivierung von UpdateOnly. Sie müssen diese nicht zusätzlich angeben.

Nur manuelle Updates​

Dieser Wert wird in der Settings.xml eingestellt und kann dort angepasst werden. Ohne Anpassungen ist dieser Wert immer deaktiviert, d.h. er ist auf false gesetzt. Das Setzen dieses Wertes auf true ermöglicht die manuelle Suche nach Updates.

<UpdateOnly>false</UpdateOnly>

Sie können die folgenden Werte hinzufügen:

true = Das Addin zeigt die Registerkarte Update an und ermöglicht die Suche nach Updates

false = Das Addin zeigt nicht die Registerkarte Update an und deaktiviert die Suche nach Updates

info

Diese Option kann nur aktiviert (auf true gesetzt) werden, wenn NotificationAndUpdate deaktiviert ist. Die Deaktivierung der beiden Optionen ist jederzeit möglich.

Debugging für Support-Fälle​

Um die Debug-Protokollierung für Supportfälle zu aktivieren, öffnen Sie bitte Ihr Outlook und navigieren Sie zu Datei -> Optionen -> Add-Ins -> Add-In Optionen. Stellen Sie sicher, dass der Reiter Qiata Add-In ausgewählt ist.

Aktivieren Sie das Debug Logging durch Anklicken der Checkbox Enable Debug Loggin. Klicken Sie auf Übernehmen und anschließend auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Addin Optionen

Bitte notieren Sie sich auch die Version, die Sie in den Optionen sehen, und fügen Sie sie Ihrem Support-Ticket hinzu.

Sollte in der Zwischenzeit ein Problem auftauchen, das nicht durch einen Neustart oder Neuanmeldung gelöst werden kann, können Sie jederzeit in der Logdatei nach möglichen Fehlern suchen.

Die Protokolldatei befindet sich unter

%appdata%\..\Local\Qiata Pte Ltd\Qiata Outlook Addin\TraceLog.txt
info

Sie können auch die Schaltfläche "Show Log" (Protokoll anzeigen) verwenden, wie in der Abbildung zu sehen. Dadurch wird die Textdatei automatisch in einem Editor geöffnet.

Wenn es ein Support-Ticket gibt, werden die Support-Mitarbeiter im Zweifelsfall nach dieser Protokolldatei fragen. Halten Sie diese also bitte bereit.