Qiata Benutzeranleitung (Altes UI)
Einleitung
Dieses Dokument dient als Anleitung für Qiata Nutzer zur optimalen Funktionsnutzung.
Login
Geben Sie auf der Login-Seite Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Wenn das Nutzerkonto vom Company Administrator erstellt wurde, wird das Einmal-Passwort an die jeweilige E-Mail-Adresse des Nutzers per Mail gesendet. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, verwenden Sie bitte das in der Mail angegebene Einmal-Passwort.
Je nach Administrationseinstellungen können Sie sich z.B. auch mit Ihrem LDAP Account oder über Azure AD/ADFS anmelden. Kontaktieren Sie bitte hierfür Ihre Administratoren.
Startseite
Nach erfolgreicher Anmeldung wird folgende Startseite angezeigt.
Die Startseite zeigt den Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie der letzten Passwortänderung an.
Zudem zeigt die Startseite zusätzliche Informationen wie die Größe des verfügbaren Speicherplatzes, die Nutzerberechtigungen und Richtlinieneinschränkungen (optional) an.
Passwort zurücksetzen
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den Passwort vergessen Link.
Geben Sie in die E-Mail-Adresse Spalte Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf den BESTÄTIGEN Button.
Es wird eine E-Mail mit beinhaltetem Weblink an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Klicken bzw. gehen Sie auf diesen Link und geben Sie ein neues Passwort ein. Die Webseite im folgenden Bild wird angezeigt.
LDAP/ADFS/AzureAD Nutzer können das Passwort in Qiata nicht zurücksetzen
Geben Sie ein neues Passwort als zweites Mal zur Bestätigung ein und klicken Sie auf Bestätigen. Das Passwort wurde nun aktualisiert.
Kennwort ändern
Um das Kennwort zu ändern, klicken Sie bitte auf den im Bild der Startseite dargestellten Kennwort ändern Button. Das Fenster zur Kennwortänderung wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie das aktuelle Kennwort in das Aktuelles Kennwort Feld ein. Geben Sie danach das neue Kennwort in das Neues Kennwort Feld und ein weiteres Mal in das Neues Kennwort bestätigen Feld ein. Beide Eingaben für das neue Kennwort müssen übereinstimmen. Klicken Sie danach auf Aktualisieren um die Kennwortänderung zu bestätigen.
LDAP/ADFS/AzureAD Nutzern wird kein "Passwort ändern" Button angezeigt.
Fehlerseite
Falls es Probleme bei der Authentifizierung oder Autorisierung während eines Anmeldevorgangs gegeben hat, wird Ihnen folgende Fehlerseite angezeigt. Die tatsächliche Fehlermeldung kann je nach Fall variieren.
Falls ein neuer Login das Problem nicht behebt, kontaktieren Sie bitte Ihre Administratoren.
Dateien versenden
Der Zweck einer File Transfer Appliance ist der Versand und der Erhalt von Dateien durch Transfer. Dateien können an andere Teilnehmer über einen Web-Browser verschickt werden. Außerdem können Dateiversandanfragen an andere über Transfer Einladungen geschickt werden.
Neuer Transfer
Im folgenden wird erklärt, wie Sie einen neuen Transfer für einen Dateiversand erstellen. Klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf "Neu". Wählen Sie dann in der Typ Auswahl die Transfer Option.
Wenn der Nutzer zu einer Gruppe gehört, in der das Feld Senden als erlauben mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen konfiguriert ist, dann wird das Senden als Auswahlfeld wie im folgenden Bild angezeigt.
Wählen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers oder eine der anderen verfügbaren E-Mail-Adressen aus.
Wenn ein Transfer mit einer Senden als E-Mail versendet wird, welches nicht dem Nutzer zugeordnet ist, dann wird der Transfer jedem Gruppenmitglied im jeweiligen Ausgang angezeigt. Dies dient allen Gruppenmitgliedern zur Verfolgungsermöglichung von Transfers, die mit einer Senden als E-Mail-Adresse versendet worden sind und der Gruppe zugeordnet sind.
Geben Sie in das An Textfeld eine oder mehrere Empfänger E-Mail-Adressen ein. Während der Eingabe werden Vorschläge von bereits bestehenden Kontakten wie im folgenden Bild angezeigt.
Wenn die Adresse des Empfängers aufgelistet ist, wählen Sie diese mit einem Mausklick aus. Trennen Sie jede E-Mail-Adresse mit einem Komma. Die E-Mail-Adresse kann in folgenden Formaten angegeben werden.
- Name
<E-Mail-Adresse>z.B.John Doe <john.doe@example.com> - E-Mail-Adresse z.B.
john.doe@example.com
Um mehrere An Empfänger Felder angezeigt zu bekommen, drücken Sie Enter nachdem Sie mindestens einen Empfänger in das aktuelle Feld eingegeben haben. Bis zu 10 Felder sind möglich.
Um andere Empfänger in der Schleife zu halten, erweitern Sie die Optionen mit einem Klick auf die CC Erweiterungsleiste. Die Erweiterungsoptionen werden wie im folgenden Bild angezeigt.
Um andere Empfänger zu kopieren ohne die übrigen Empfänger darüber zu informieren, nutzen Sie stattdessen das BCC Feld.
Wie bei den An Feldern können auch für die CC und BCC Leisten zusätzliche Felder erstellt werden, nachdem Sie auf Enter drücken.
Die Nutzung der An, CC und BCC Felder sind mit dem E-Mail-Versand vergleichbar. Die folgende Tabelle hebt die Unterschiede zwischen den jeweiligen Feldern hervor.
| Beschreibung | An | CC | BCC |
|---|---|---|---|
| An: Zeile | Ja | Nein | Nein |
| CC: Zeile | Nein | Ja | Nein |
| Gezählt in Fortschritt | Ja | Nein | Nein |
| Erinnerung wenn ungelesen | Ja | Nein | Nein |
Wählen Sie für den Transfer einen Betreff und geben ihn im Betreff Feld ein.
Optional kann eine Nachricht im Nachricht Textfeld eingegeben werden. Im Textkörper können Makros ersatzweise für die jeweiligen Feldwerte benutzt werden, wenn die Empfänger aus der Kontaktliste stammen. Folgende Makros können verwendet werden.
{{DownloadLink}}- URL für Seitendownload{{Subject}}- Betreff{{Title}}- Titel{{FirstName}}- Vorname{{LastName}}- Nachname{{DisplayName}}- Anzeigename{{EmailAddress}}- E-Mail-Adresse
Wählen Sie den Anzeigenstil der Benachrichtigungs-Mail im Feld Style aus. Dies ermöglicht die Nutzung verschiedener E-Mail-Vorlagen für verschiedene Empfänger. Die Anzeigestile werden von dem Firmen-Administrator im Bereich Firmenvorlagen erstellt und hinterlegt. Wenn Qiata nur eine Standardvorlage nutzt, wird das Style Feld nicht angezeigt.
Optional kann ein zweiter Authentifizierungsfaktor durch Nutzung eines PIN Codes für das Herunterladen von Dateien gewährleistet werden. Der PIN Code muss mindestens 6 Zeichen, maximal 20 Zeichen beinhalten, alphanumerisch. Nach der Erstellung eines Transfers durch den Sender muss diese/r die Empfänger über den PIN Code informieren, um Dateien herunterladen zu können. Die PIN Code Option gibt es für die Funktionen Transfers und TeamTransfers. Nach der Erstellung eines Transfers kann der PIN Code in Ausgang/TeamTransfer geändert/gelöscht werden.
Die PIN Code Option wird sowohl durch den Gruppenadministrator als auch durch den Nutzer wie folgt verwaltet. Für die Gruppen-Admin Einstellungen kontaktieren Sie bitte Ihren Firmen- oder Gruppenadministrator.
| Gruppen-Admin Einstellungen | Nutzereinstellungen | Verhaltensweise |
|---|---|---|
| Pro Nutzer Einstellungen | Ja | Angezeigt und optional |
| Pro Nutzer Einstellungen | Nein | Nicht angezeigt |
| Ja | zu Ja erzwungen | Angezeigt und vorgeschrieben |
| Nein | zu Nein erzwungen | Nicht angezeigt |
Klicken Sie auf Einstellungen, um zu den Transfereinstellungen zu gelangen. Die Einstellungen werden wie im folgenden Bild angezeigt.
Um den Transfer sofort zu versenden, wählen Sie Jetzt im Versenden Feld aus. Um den Versand des Transfers auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, wählen Sie unter der Später Option den gewünschten Versandzeitpunkt aus.
Geben Sie im Ablaufdatum Feld das Ablaufdatum für den Transfer ein. Optional können Sie auch auf das Kalender-Symbol klicken und das gewünschte Datum aus dem Pop-Up Fenster auswählen. Wenn das Ablaufdatum erreicht ist, wird der Transfer ablaufen und alle Links, die mit diesem Transfer zusammenhängen, werden deaktiviert.
Um die Anzahl der maximalen Downloads für jede Datei zu begrenzen, geben Sie die Zahl im Maximale Downloads Feld ein. Sobald die Zahl der maximalen Downloads erreicht worden ist, wird der Link deaktiviert.
Die Zahl der maximalen Downloads gilt nur für erfolgreiche Downloads. Erfolglose Downloadversuche werden nicht gezählt. Die Zahl der maximalen Downloads gilt pro Empfänger. Die Begrenzung der maximalen Downloads gilt nicht für Empfänger, die Firmen-Administratoren sind oder für Transfers, welche an den Versender geschickt worden sind.
Um ein Passwort für den Zugang zur Download-Seite anzufordern, machen Sie ein Häkchen in das Kennwort benötigt Feld. Für neue Empf änger wird jeweils ein Einmal-Passwort per E-Mail gesendet. Beim Login zur Download-Seite wird das Einmal-Passwort eingegeben und die Empfänger werden aufgefordert ihr Passwort zu ändern. Für anschließende Transfers mit Häkchen im Kennwort benötigt Feld benutzen die Empfänger für den Login ihr Passwort. Falls das Passwort vergessen wird, kann das Passwort über den Passwort vergessen Link zurückgesetzt werden.
Um Dateien für einen Transfer auszuwählen, klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die gewünschte Datei aus dem Dateiauswahl-Fenster. Die ausgewählte Datei wird im Dateienfeld angezeigt.
Wenn mehr als eine Datei versendet wird und das Gesamtvolumen aller Dateien weniger als 2 GB beträgt, wird automatisch ein ZIP-Archiv aller Dateien erstellt. Dadurch wird zusätzlicher Speicherplatz für den Transfer zur Verfügung gestellt. Je nach Komprimierungsgrad kann dieser bis zur doppelten Größe aller Dateien des Transfers betragen.
Klicken Sie abschließend auf Senden, um den Transfer an Qiata zu verschicken. Der Transfer wird in eine Warteschleife gestellt und bearbeitet. An alle Empfänger werden Benachrichtigungssmails verschickt.
Nachdem der Transfer erstellt worden ist, benachrichtigt das System den Versender im Falle eines Fehlers (z.B. wenn ein Virus gefunden worden ist).
Der Transfer kann in diesem Fall auch zu Überprüfungszwecken aufgrund der vom Firmen-Administrator gesetzten Sicherheitseinschränkungen blockiert oder markiert werden. Wenn der Transfer zur Überprüfung markiert wird, wird er solange aufgeschoben bis der Firmen-Administrator ihn blockiert oder genehmigt. Wenn der Transfer blockiert wird, wird er aus dem System gelöscht. Wenn der Transfer genehmigt wird, wird der Transfer fortgesetzt.
Eine Erinnerung versenden
Wenn ein Empfänger die Datei bzw. Dateien eines Transfers nicht heruntergeladen hat, erhält dieser nach drei Tagen eine automatische Erinnerungs E-Mail. Der Absender kann zudem durch Klick auf Erinnern im Ausgang Menü für den ausgewählten Transfer und dem ausgewähltem Empfänger eine manuelle Erinnerungs E-Mail verschicken.
Transfer Einladungen
Transfer-Einladungen werden genutzt, um von anderen Personen Dateien anzufragen, auch wenn diese keinen Qiata-Account besitzen. Die Zugangsdaten werden den neuen Empfängern automatisch per E-Mail zugesendet.
Gehen Sie in der Menüleiste der Nutzeroberfläche auf Neu und wählen Sie Transfer-Einladung aus.
Füllen Sie die Felder wie im Abschnitt Neuer Transfer beschrieben aus. Der Unterschied zwischen einem Transfer und einer Transfer-Einladung liegt darin, dass eine Transfer-Einladung kein Dateiauswahl-Feld besitzt.
Ein weiterer Unterschied ist das Antwort auf Feld (siehe nächstes Bild). In diesem Feld können zusätzliche E-Mail-Adressen zur Weiterleitung des Uploads hinzugefügt werden. Wenn der im An Feld angegebene Empfänger eine oder mehrere Dateien hochlädt, erhalten der Nutzer und die im Antwort auf Feld angegebenen E-Mail-Adressen eine Upload-Benachrichtigung.
Beispiel. Nutzer A sendet Nutzer B eine Transfer-Einladung, in der er Nutzer C in das Antwort auf Feld einfügt. Nutzer B erhält den Upload-Link zum Hochladen von Dateien. Wenn die Dateien hochgeladen worden sind, erhalten Nutzer A und Nutzer C die Upload-Benachrichtigung, von der sie die Dateien herunterladen können.
Wenn das Ablaufdatum erreicht worden ist, ist der Upload-Link für den anderen Teilnehmer nicht mehr erreichbar und kann dem User die Dateien somit nicht mehr zur Verfügung stellen. In ähnlicher Weise wird der Upload-Link deaktiviert, wenn die maximale Anzahl der Transfers erreicht worden ist.
Klicken Sie auf Senden, um dem anderen Teilnehmer die Einladung zu senden.
Um die Einladung später zu senden, wählen Sie die Später Option im Senden Feld aus und wählen hier einen späteren Tag und Uhrzeit aus.
Wählen Sie ein Versanddatum und eine Uhrzeit unter den jeweiligen Feldern Versanddatum, Stunde und Minute.
Transfer erhalten
Bei einem Dateiversand durch einen Nutzer erhält jeder Empfänger eine Benachrichtigungsmail. Eine Beispiel-Mail ist im unteren Bild dargestellt.
Bei einem Klick des Empfängers auf Zur Download Seite leitet der Standard-Webbrowser zur Downloadseite weiter. Wenn bei Kennwort benötigt ein Häkchen gesetzt wurde, wird die Seite das Kennwort des Empfängers abfragen. Bei erfolgreicher Eingabe wird die Downloadseite angezeigt. Ein Beispiel für die Downloadseite ist im unteren Bild dargestellt.
Klicken Sie auf eine Datei um die entsprechende Datei herunterzuladen. Wenn im Transfer mehr als zwei Dateien existieren, wird der Alle herunterladen Button angezeigt. Klicken Sie auf diesen Button, um alle Dateien als einzelnen ZIP-Ordner herunterzuladen.
Wenn im Transfer mehr als 5 Dateien existieren, wird nur der Alle herunterladen Button angezeigt. Wenn der Datei herunterladen Button zum Download des ZIP-Ordners genutzt wird, wird die Downloadzahl für alle Dateien um eins hochgezählt.
Transfer Einladung erhalten
Bei einem Versand einer Transfer-Einladung durch einen Nutzer erhält die hochladende Teilnehmerseite eine Benachrichtigungsmail. Ein Beispiel ist unten dargestellt.
Klicken Sie auf den Upload Button, der Standard-Webbrowser leitet Sie zur Uploadseite, auf der zunächst die Login-Seite angezeigt wird.
Um Zugang zur Uploadseite zu erhalten, muss sich die hochladende Teilnehmerseite mit ihrem eigenen Passwort einloggen. Nach der Eingabe des Passworts wird die Uploadseite angezeigt. Ein Beispiel ist unten abgebildet.
Geben Sie den Betreff und eine optionale Nachricht in die jeweiligen Felder Transfer Betreff und Transfer Nachricht ein.
Klicken Sie auf einen der Datei auswählen Buttons um eine Datei aus dem Dateiauswahldialog hochzuladen. Es können bis zu drei Dateien hochgeladen werden.
Klicken Sie anschließend auf Senden um die Datei an den Nutzer zu senden.
Einen Transfer anhalten
Nachdem ein Transfer versendet worden ist, kann der Nutzer den Transfer anhalten. In diesem Fall ist es für den Empfänger nicht mehr möglich, die Datei(en) von der Downloadseite herunterzuladen.
Wählen Sie Ausgang in der Menüleiste. Wählen Sie anschließend aus der Liste der Transfers den Transfer aus, den Sie anhalten möchten. Setzen Sie im rechten Menüfeld ein Häkchen im Anhalten Feld wie im unteren Bild dargestellt.
Klicken Sie dann auf Aktualisieren. Der Status des Transfers ist nun auf "anhalten" gesetzt, wie im unteren Bild dargestellt.
Um den Transfer freizugeben, entfernen Sie das gesetzte Häkchen im Anhalten Feld und klicken Sie auf Aktualisieren.
Sie können die Anhalte-/Freigabefunktion für mehrere Transfers oder Einladungen anwenden, indem Sie mehrere Transfers aus der Liste auf der rechten Seite auswählen und das Häkchen im Anhalten Feld setzen/entfernen. Auf dieser Weise können Sie auch das Ablaufdatum für mehrere Transfers ändern.
Einen Transfer entfernen
Wählen Sie Ausgang in der Menüleiste, um einen Transfer zu entfernen. Wählen Sie den Transfer aus der Transferliste, den Sie entfernen möchten. Klicken Sie im rechten Menüfeld auf Entfernen, um den ausgewählten Transfer zu entfernen.
Wählen Sie die Transferliste auf der linken Seite aus und klicken Sie anschließend auf Entfernen, um mehrere Transfers gleichzeitig zu entfernen.
Einen Empfänger aus einem Transfer entfernen
Sie können einen Empfänger aus der Empfängerliste eines Transfers entfernen ohne den ganzen Transfer entfernen oder deaktivieren zu müssen.
Wählen Sie Ausgang in der Menüleiste. Wählen Sie anschließend den Transfer aus der Transferliste, von dem Sie den Empfänger entfernen möchten. Wählen Sie danach im rechten Menüfeld den Empfänger aus dem Empfängerfeld unten aus. Klicken Sie auf Entfernen um den Empfänger aus dem Transfer zu entfernen. Wenn der Empfänger auf den Link in der Benachrichtigungsmail klickt, wird ihm der Zugriff auf die Downloadseite nun verweigert.
Transfer Status überprüfen
Die Qiata befähigt Nutzer, den Status ihrer eigenen Dateitransfers eigenständig zu überprüfen. Dadurch wird es Nutzern ermöglicht, sich über die Prozesse ihrer Transfers bewusst zu machen ohne dafür den System-Administrator hinzuziehen zu müssen.
Dateitransfer Status
Wählen Sie Ausgang in der Menüleiste, um den Status eines Dateitransfers zu überprüfen. Die Transferstatus-Seite wird angezeigt.
Mit dem Suche nach Textfeld können Sie textgezielt nach den Versendern, Empfängern und Themen der Transfers suchen.
Das Fortschritt Feld zeigt den Fortschrittsstatus des Transfers an. Sobald alle Empfänger alle Dateien mindestens einmal heruntergeladen haben, wird der Fortschritt als 100% angezeigt.
Auf der rechten Seite befinden sich zwei Felder. Das erste Feld zeigt die Liste der Dateien sowie deren Status an. Zudem wird die Dateigröße und die Zahl der Downloads für jede Datei angezeigt. Um weitere Details über den Dateistatus zu bekommen, doppelklicken Sie auf die entsprechende Datei oder klicken Sie auf den Datei-Status Button. Der Dateistatus Dialog wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Für jeden Download werden Details wie Downloader, Downloaddatum und Downloadzeit, Downloadmenge, IP-Adresse und Port angezeigt.
Klicken Sie auf Schließen um den Dateistatus Dialog zu schließen.
Als Standardeinstellung werden alle Empfänger aufgelistet. Um Empfängerlisten filtern zu können (besonders bei langen Listen), wählen Sie eine Option im Auswahlfeld wie im folgenden Bild dargestellt.
Wählen Sie die Hat den Link benutzt Option um die Empfänger auszuwählen, die die Downloadseite besucht haben. Wählen Sie die Hat alle Dateien heruntergeladen Option um nur die Empfänger aufzulisten, die alle Dateien des Transfers heruntergeladen haben.
Das nächste Feld zeigt die Empfängerliste des Transfers an. Um den Empfängerstatus zu sehen, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Empfänger oder klicken Sie auf Empfängerstatus. Der Empfängerstatus Dialog wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Es werden Details über den Empfänger sowie über den Downloadstatus für den Empfänger angezeigt.
Um eine Erinnerung zu senden, setzen Sie ein Häkchen in das Erinnerung senden Feld. Das Erinnerungsdatum Feld wie im folgenden Bild angezeigt.
Nachdem Sie das Erinnerungsdatum und die Zeit eingestellt haben, klicken Sie auf Aktualisieren und die Erinnerung wird zum eingestellten Datum sowie zur eingestellten Zeit versendet.
Klicken Sie auf Schließen um das Fenster zu schließen.
Doppelklicken Sie auf den Transfer, um eine Aufzeichnung aller Aktivitäten für den Transfer dargestellt zu bekommen. Das Aktivitätsfenster wird angezeigt. Ein Beispielfenster sehen Sie im unteren Bild.
Dieses Fenster zeigt alle auf den ausgewählten Transfer bezogenen Aktivitäten in umgekehrt chronologischer Reihenfolge an.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
Datei-Upload-Einladung Status
Um den Status einer Einladung zu überprüfen, wählen Sie Einladungen in der Menüleiste. Die Statusseite wird wie im unteren Bild angezeigt.
Im Suche nach Textfeld können Sie nach Einladungsversendern, Empfängern und den Betreff textbezogen suchen.
Wenn der hochladende Teilnehmer Dateien über eine Einladung hochgeladen hat, werden diese im Transfer-Betreff Feld rechts aufgelistet. Um mehr Details über den Upload zu sehen, doppelklicken Sie auf den Transfer oder klicken Sie auf Transfer Eigenschaften. Das Transfer-Eigenschaften-Fenster wird wie im unteren Bild angezeigt.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
Eine Einladung anhalten
Setzen Sie ein Häkchen in das Anhalten Feld im Transfer-Eigenschaften-Fenster, um eine Einladung anzuhalten. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren um die Einladung in den Anhalten-Status zu setzen. Eine Darstellung finden Sie um folgenden Bild.
Wenn die Einladung angehalten worden ist, wird der Link zur Upload-Einladung wie im folgenden Beispielbild angezeigt.
Kontaktdatenbank
Die Kontaktdatenbank in Qiata speichert Informationen über die Kontaktlisten für jeden einzelnen Nutzer. Wenn ein Transfer oder eine Einladung versendet wird, werden die für den Transfer oder die Einladung eingegebenen Kontakte in die Kontaktdatenbank hinzugefügt, falls diese noch nicht vorhanden waren.
Um die Kontaktliste einsehen zu können, wählen Sie Kontakte in der Menüleiste. Die Kontaktliste wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Nutzen Sie das Suche nach Kontakten Textfeld, um nach einem bestimmten Kontakt zu suchen. Nachdem Sie einen Teil oder den vollständigen Kontaktnamen bzw. die E-Mail-Adresse eingegeben haben, drücken Sie die Enter Taste um die Suche zu starten.
Der voreingestellte Kontaktlistenname lautet Eigene Kontakte. Diese Liste ist einmalig für jeden einzelnen Nutzer und kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden. Wenn ein Active Directory benutzt wird und ihre Nutzer geteilt worden sind, wird es auch in die Liste eingefügt und kann von dort nicht gelöscht werden. Der Rest der Kontaktlisten werden unter Benutzerdefinierte Kontaktliste geführt und werden wie im folgenden Kapitel beschrieben hinzugefügt.
Benutzerdefinierte Kontaktliste hinzufügen
Eine benutzerdefinierte Kontaktliste wird zur Personalisierung der Kontaktliste genutzt. So können z.B. diese personalisierten Kontaktlisten dazu genutzt werden, um Dateien an diese Liste zu versenden.
Klicken Sie auf den Aktionen Button und wählen Sie Neue Liste aus der Auswahlliste, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen. Das neue Kontaktlistenfenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie den Namen der neuen Kontaktliste in das Listen Name Textfeld ein und klicken Sie auf Speichern. Die neue Liste wurde nun erstellt und wird in der Kontaktliste Drop-Down-Box wie im folgenden Bild angezeigt.
Um eine Liste zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Liste aus der Drop-Down-Box. Die aktuell bearbeitete Liste wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Beachten Sie, dass für hinzugefügte Listen die Liste bearbeiten Funktion im Aktionen Auswahlfenster aktiviert ist. Wählen Sie diese Funktion, um den Namen der aktuellen Liste bzw. der Fenster zu bearbeiten. Nutzen Sie in ähnlicher Weise die aktivierte Liste entfernen Funktion, um die aktuelle Liste zu entfernen.
Kontaktliste bearbeiten
Um den Namen einer Kontaktliste zu ändern oder neues Feld hinzuzufügen, wählen Sie die Liste bearbeiten Option aus dem Aktionen Auswahlfenster. Es wird folgendes Fenster angezeigt.
Geben Sie den neuen Namen in das Listen Name Textfeld ein und klicken Sie auf Aktualisieren, um den Namen der Kontaktliste zu ändern.
Um ein neues Feld für die Kontaktliste hinzuzufügen, klicken Sie auf Neues Feld. Eine neue Feldzeile wird in der Feldliste wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie im Feld-Name Feld den Namen des Feldes ein. Der Name darf keine Leerzeichen beinhalten. Geben Sie im Feld-Wert Feld den Standardwert für das Feld ein. Die Eingabe ist optional.
Klicken Sie ein zweites Mal auf ein ausgewähltes Feld, um es zu bearbeiten.
Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Neuen Kontakt hinzufügen
Um einen oder mehrere Kontakte in eine Kontaktliste hinzuzufügen, wählen Sie die Neue Kontakte Option aus dem Aktionen Auswahlfeld. Das Fenster für den neuen Kontakt wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie pro Zeile einen Kontakt in das Textfeld ein. Folgende Formate sind für die Kontakte zugelassen.
- Name
<E-Mail-Adresse>, z.B.Max Mustermann <max.mustermann@beispiel.de> - E-Mail-Adresse, z.B.
max.mustermann@beispiel.de
Klicken Sie auf Speichern, um die neuen Kontakte zu speichern.
Bestehende Kontakte in eine andere Liste hinzufügen
Um bestehende Kontakte in eine andere Liste hinzuzufügen, werden die Kontakte mit der bestehenden Kontaktliste verknüpft. Wählen Sie hierfür die Kontaktliste aus der Kontaktlisten Drop-Down-Box. Die entsprechende Seite wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Im rechten Fenster finden Sie eine Tabelle mit dem Namen Verfügbare Kontaktlisten. Hier wird die Liste der benutzerdefinierten Kontaktlisten angezeigt, zu der der Kontakt hinzugefügt werden kann. Setzen Sie ein Häkchen in das entsprechende Feld, der ausgewählte Kontakt auf der linken Seite wird zur benutzerdefinierten Kontaktliste hinzugefügt bzw. Miteinander verknüpft. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Kontaktliste zu aktualisieren.
Kontakte aus einer CSV-Datei importieren
Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Importieren in der Auswahlliste, um neue Kontakte aus einer CSV-Datei zu importieren. Das Kontakte-aus-CSV-Datei-importieren Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Die erste Zeile der CSV-Datei muss die Spaltenüberschrift-Namen wie in der Spalten-Name Spalte definiert beinhalten. In den folgenden Zeilen werden die tatsächlichen Feld-Werte aus der entsprechenden Spalte mit dem passenden Spalten-Name Wert genommen. Um das Spalten-Name Feld zu ändern, klicken Sie auf den Feld-Wert und ändern Sie den Wert. Spalten müssen mit Kommata getrennt werden.
Wenn es sich um neue Kontakte handelt, werden importierte Kontakte zur aktuellen Kontaktliste hinzugefügt. Bereits bestehende Kontakte werden nur aktualisiert, wenn ein Häkchen bei Aktualisiere existierende Kontakte gesetzt wird. Die Kontakte sind im E-Mail-Adresse-Feld festgelegt, daher muss die E-Mail-Adresse für jeden Kontakt einmalig sein.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um eine CSV-Datei auszuwählen und klicken Sie auf Import, um die Kontakte aus der ausgewählten CSV-Datei zu importieren.
Kontakte in eine CSV-Datei exportieren
Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Exportieren in der Auswahlliste, um Kontaktlisten in eine CSV-Datei zu exportieren. Eine CSV-Datei wird heruntergeladen.
Kontakt bearbeiten
Wählen Sie den Kontakt aus der Kontaktliste im linken Fenster, den Sie bearbeiten möchten.
Bearbeiten Sie den Titel, Vornamen, Nachnamen, Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse im entsprechenden Feld und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Diese Felder können im Textkörper des neuen Transfers durch die Verwendung des jeweiligen Makronamens genutzt werden, z.B. {{Anzeigename}} für das Feld Anzeigename.
Kontaktliste teilen
Eine Kontaktliste kann wahlweise mit der Gruppe des Nutzers, mit jedem oder mit keinem geteilt werden. Wählen Sie eine Kontaktliste aus der Kontaktliste im Auswahlfeld und wählen Sie anschließend die Liste bearbeiten Option aus. Das Kontaktliste Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Wählen Sie im Auswahlfeld Geteilt mit einer der Optionen Niemand, Meine Gruppe oder Alle.
Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.
Ein Feld zu einer Kontaktliste hinzufügen
Öffnen Sie das Kontaktliste Fenster wie im vorherigen Punkt beschrieben, um ein Feld zu einer Kontaktliste hinzuzufügen. Klicken Sie auf Neues Feld, um ein neues Feld hinzuzufügen. Geben Sie den Feld-Namen und den Standardwert in die jeweiligen Spaltentextfelder ein, wie im folgendem Bild dargestellt.
Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.
Dateimenü
Das Dateimenü organisiert alle eingehenden und ausgehenden Dateien zu einer Liste. Um dies angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf Dateien in der Menüleiste. Das Dateimenü wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Die Dateiliste ermöglicht eine vollständige Übersicht aller Dateien der Transfers für den jeweiligen Nutzer. Um Details über eine bestimmte Datei einsehen zu können, wählen Sie die Datei im rechten Fenster aus. Die Eigenschaften der Datei werden im rechten Fenster angezeigt. Das Transferfenster auf der rechten Seite listet alle Transfer zusätzlich zur ausgewählten Datei auf. Wählen Sie einen Transfer aus der Liste und klicken Sie auf Transfer Eigenschaften, um die Eigenschaften des Transfers einzusehen. Das Transfer-Eigenschaften-Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
Die Dateien im Dateimenü können nicht aus diesem Menü gelöscht werden. Wenn alle Transfers, die mit der bestimmten Datei zusammenhängen, gelöscht werden, wird die Datei automatisch aus dem Menü entfernt.
Einen Ordner im Dateimenü erstellen
Um einen neuen Ordner im Dateimenü zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Ordner im rechten Fenster. Das Neuer-Ordner-Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie in das Ordnername Textfeld den neuen Ordnernamen ein und klicken Sie auf Speichern, um den neuen Ordner zum Dateimenü hinzuzufügen.
Einen Ordner im Dateimenü löschen
Um einen Ordner zu löschen, klicken Sie auf den entsprechenden Ordner im linken Fenster. Klicken Sie anschließend auf Entfernen im rechten Fenster, um den ausgewählten Ordner zu löschen. Wenn sich unter dem Ordner andere Dateien befinden, werden diese nicht gelöscht. Stattdessen werden die Dateien in den übergeordneten Ordner verschoben (bzw. in den Ordnerpfad, wenn keine übergeordneten Ordner bestehen).
Dateimenü ordnen
Um die Dateien und Ordner im Dateimenü zu ordnen, verschieben Sie diese per Drag-and-Drop-Funktion in andere Ordner. Um die Dateien in alphabetischer Reihenfolge anzuordnen, klicken Sie auf die Name Kopfzeile.
Um nach bestimmten Dateien zu suchen bzw. zu filtern, geben Sie den vollständigen Dateinamen oder nur Teile davon in das Suche nach Datei Feld ein. Drücken Sie anschließend auf die Enter Taste, um die Liste zu filtern.
Datei im Dateimenü senden
Um Dateien im Dateimenü zu senden, wählen Sie die entsprechende Datei aus dem linken Fenster und klicken Sie auf Erneut versenden. Die Auswahl Neu wird in der Menüleiste ausgewählt und die ausgewählte Datei wird automatisch in das neue Dateitransfer im Neu Menü hinzugefügt. Die Datei befindet sich nun im Dateien Bereich des neuen Dateitransfers, wie im folgenden Bild dargestellt.
Es können mehrere Dateien aus dem Dateimenü für den neuen Transfer ausgewählt werden. Alle Dateien werden in gleicher Weise aufgelistet.
Nutzereinstellungen ändern
Nutzer können über das Einstellungen ändern Fenster ihre eigenen Einstellungen ändern.
Klicken Sie auf Einstellungen auf der Startseite. Das Einstellungen ändern Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Wählen Sie die bevorzugte Sprache im Bevorzugte Sprache Auswahlfeld. Andernfalls können Sie Wie im Browser auswählen, um die Spracheinstellung des Browsers zu übernehmen.
Die folgenden fünf Abschnitte beschreiben die Nutzereinstellungen näher.
Erweiterte Optionen
In diesem Abschnitt können Standardeinstellungen für neue Transfers gesetzt werden. Dies sind auch die Standardwerte bei der Nutzung von Qiata SMTP Gateway für den neuen Transfer.
Wenn die PIN Code Funktion auf Ja gesetzt worden ist, wird ein Textfeld zur Eingabe eines PIN Codes im neuen Transfer angezeigt. Wenn die Funktion auf Nein gesetzt worden ist, wird das PIN Code Textfeld nicht angezeigt.
Wenn Einmal-Passwort Authentifizierung auf Ja gesetzt wurde, dann ist es für dieses Konto aktiviert. Bei der nächsten Anmeldung werden Sie zur Konfiguration aufgefordert. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihre Administratoren.
Einmal-Kennwort Einrichtung
Nachdem Einmal-Kennwort für Sie aktiviert wurde, müssen Sie es bei Ihrem nächsten Login zunächst einrichten.
Folgen Sie den Anweisungen auf der Konfigurations-Seite.
Wenn die Validierung scheitert, wenden Sie sich bitte an Ihren Organisations Administrator.
Wenn Ihre Einrichtung erfolgreich war, werden Ihnen Backup-Codes angeboten. Verwenden Sie diese Backup-Codes, wenn Sie Ihr verbundenes Telefon verloren haben oder keinen Zugang zu ihm haben. Sie können jeden Code nur einmal verwenden.
Bewahren Sie diese Backup-Codes an einem sicheren, aber zugänglichen Ort auf.
Ab jetzt müssen Sie sich bei jeder erneuten Anmeldung per Einmal-Kennwort authorisieren.
E-Mail Benachrichtigungen
E-Mail Benachrichtigungen dienen in Qiata zur Benachrichtigung der Versender und Empfänger über die Dateiversand-Status. Es gibt drei Arten von E-Mail Benachrichtigungen.
- Empfängerbenachrichtigungen bestätigen - es gibt vier Optionen für dieses Auswahlfeld - Ja, Als BCC, Als Zusammenfassung und Nein. Jeder Empfänger wird benachrichtigt und erhält einen Link per E-Mail. Wenn Ja ausgewählt wird, erhält der Versender eine Benachrichtigungsmail für jeden Empfänger der den Empfängerlink beinhaltet. Wenn Als BCC ausgewählt wird, wird jede Benachrichtigung an den Versender blind kopiert. Wenn Nein ausgewählt wird, wird keine Bestätigung an den Versender verschickt. Wenn Als Zusammenfassung ausgewählt wird, erhält der Versender lediglich eine Bestätigungsmail mit einer Zusammenfassung aller Empfängerlinks.
- Erinnere meine Empfänger - wenn ein Empfänger nicht auf den Link in der E-Mail geklickt hat, wird nach drei Tagen eine automatische Erinnerungsbenachrichtigung versendet.
- Empfangsbestätigung nach Download - bei jedem Dateidownload eines Empfängers wird eine Benachrichtigung an den Versender gesendet, die Informationen wie Empfängername, Dateiname, Datum und Uhrzeit des Downloads, Downloadstatus und die Download-Dauer beinhaltet.
- Benachrichtigung bei abgelaufen & unvollständig - in Fällen, in denen ein Transfer abgelaufen ist, jedoch mindestens ein Empfänger den Download nicht vollständig durchgeführt hat, wird eine Benachrichtigung mit einer Liste der unvollständigen Empfänger an den Versender geschickt. Wählen Sie die jeweilige Option im E-Mail-Benachrichtigungen Abschnitt, um die Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Diese Einstellungen sind nicht für Nutzer verfügbar, die zu einer Gruppe gehören in der die E-Mail-Einstellungen gruppenübergreifend überschrieben werden.
Signaturtext
Es ist möglich, einen Signaturtext an jede Benachrichtigung und an jeden Kommentar, die vom Nutzer versendet worden sind, anzuhängen.
Geben Sie den Signaturtext in das Signaturtext Textfeld ein. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Qiata SMTP Gateway Funktion
Die Qiata SMTP Gateway Funktion bietet Nutzern eine weitere Methode für den Dateiversand. Der Nutzer kann seinen üblichen E-Mail-Client nutzen, indem ein SMTP Account konfiguriert wird, der die IP-Adresse / den Hostnamen der Qiata sowie die E-Mail-Adresse des Nutzers und das Passwort zur Authentifizierung nutzt. So wird es Nutzern ermöglicht, Dateien direkt über die Qiata mit dem bevorzugten E-Mail-Client zu versenden.
Für Microsoft Outlook ist ein Outlook AddIn verfügbar. Mehr Informationen finden Sie hier.
TeamTransfer Funktion
Die Qiata verfügt über eine TeamTransfer Funktion, die es mehreren Nutzern erlaubt, transferbezogene Dateien herunterzuladen und hochzuladen. Die Teilnehmer teilen sich eine gemeinsame Transfer-Transaktion und werden bei jedem Download sowie Upload einer Datei bzw. Dateien benachrichtigt. Zudem werden mehrere Kopien der Dateien mit selbem Namen in einer einfachen Form zur Revisionsverwaltung zusammengefügt. Es können zu jeder Zeit Snapshots erstellt werden, um die aktuellste Revision jeder Datei für die zukünftige Verwendung zu dokumentieren.
Einen TeamTransfer erstellen
Um einen TeamTransfer mit einer Empfängergruppe zu erstellen, gehen Sie auf Neu in der Menüleiste der Nutzeroberfläche. Wählen Sie im Typ Auswahlfeld die TeamTransfer Option.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der schreibenden/lesenden Teilnehmer in das Teilnehmer Textfeld. Geben Sie in das Teilnehmer (nur lesend) Textfeld die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, welche lediglich Dateien im TeamTransfer herunterladen können.
Geben Sie den Betreffnamen des TeamTransfers in das Betreff Textfeld ein.
Geben Sie optional eine Textnachricht in das Nachricht Textfeld ein.
Klicken Sie abschließend auf Absenden, um den TeamTransfer zu erstellen und die Benachrichtigungen an alle Teilnehmer zu senden.
Es wird eine E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer versendet. Eine Beispiel-Mail finden Sie im folgenden Bild.
Klicken Sie auf Jetzt am TEAMTransfer teilnehmen, um am TeamTransfer teilzunehmen. Anschließend wird die TeamTransfer-Seite im Standardbrowser angezeigt.
Im folgenden Abschnitt werden nähere Informationen zur Nutzung der TeamTransfer-Seite gegeben.
TeamTransfer-Seite verstehen
Projekt-Teilnehmer erhalten durch einen Klick auf den Jetzt am TEAMTransfer teilnehmen Button in der Benachrichtigungsmail Zugang zur TeamTransfer-Seite, so wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Die TeamTransfer-Seite wird im Standardbrowser wie im folgenden Bild angezeigt.
Um nach einer Datei im TeamTransfer zu suchen, geben Sie den Namen (oder einen Teil davon) in das Suche nach Textfeld im oberen Bereich der Seite ein. Drücken Sie anschließend die Enter Taste oder klicken Sie auf das Suche-Symbol.
Dateien können mithilfe des Dateien Feldes zeitspezifisch gefiltert werden. Sie können zwischen älter als oder neuer als sowie alle anzeigen auswählen. Es werden standardmäßig alle Dateien angezeigt.
Der rechte Menübereich zeigt die TeamTransfer-Eigenschaften, Teilnehmerliste und Datei-Eigenschaften an. Um einen Abschnitt zu maximieren oder zu minimieren, klicken Sie auf die jeweilige Abschnittspalte. Klicken Sie z.B. auf die Teilnehmer Abschnittspalte, um den Teilnehmerabschnitt zu maximieren und die Teilnehmerliste zu sehen. Der Teilnehmerabschnitt wird wie im folgenden Bild maximiert.
Der linke Bereich zeigt die Liste der Dateien für den TeamTransfer an. Dateien mit mehreren Versionen werden mit einem Mehrere-Dateien-Symbol angezeigt. Ein Beispiel dafür finden Sie in der folgenden Darstellung.
Die aktuelle Version der Datei wird angezeigt. Um alle Versionen der Datei anzuzeigen, klicken Sie auf das entsprechende Plus (+) Symbol. Die Liste wird wie im folgenden Bild erweitert.
Es werden Details über den Teilnehmer, der die Datei hinzugefügt hat sowie den Zeitpunkt für jede Dateiversion angezeigt.
Snapshots, die vom Besitzer des TeamTransfers zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt worden sind, werden in der Dateiliste aufgelistet. Diese werden mit einem Ordnersymbol und einem Tag wie im folgenden Bild dargestellt.
Datei Eigenschaften anzeigen
Um die Eigenschaften einer Datei einzusehen, wählen Sie die jeweilige Datei aus und die Eigenschaften dieser Datei werden im Abschnitt Datei Eigenschaften im Menü auf der rechten Seite wie im folgenden Bild angezeigt.
Der Datei Eigenschaften Abschnitt zeigt die Dateigröße, das Dateiformat, die Anzahl der Downloads und die Dateiart an.
In diesem Abschnitt wird zudem eine Downloadliste der Datei angezeigt.
Um eine Vorschau einer Grafikdatei zu sehen, öffnen Sie den Vorschau Bereich unter dem Datei Eigenschaften Abschnitt. Das Vorschaubild wird nur für bekannte Grafikdateien angezeigt. Folgende Ansicht zeigt ein Beispiel für eine Vorschau.
Für alle anderen Dateien wird das Fragezeichen Symbol wie im folgenden Bild angezeigt.
Datei downloaden
Um eine Datei herunterzuladen, wählen sie Datei bzw. die Version im Dateiabschnitt und klicken Sie auf den Download Button wie im folgenden Bild dargestellt.
Wenn eine Datei heruntergeladen wurde, wird der Besitzer der Datei durch eine E-Mail benachrichtigt. Eine beispielhafte E-Mail wird im folgenden Bild dargestellt.
Dateien hinzufügen
Alle Teilnehmer (außer den nur-lesenden) sind berechtigt, Dateien zu einem TeamTransfer hinzuzufügen. Um eine Datei oder mehrere Dateien zu einem TeamTransfer hinzuzufügen, klicken Sie auf Datei hinzufügen im unteren Bereich der Seite. Das Datei hinzufügen Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um das lokale Dateiverzeichnis zu durchsuchen und wählen Sie die Dateien, die Sie hochladen möchten.
Wählen Sie im Zielordner Auswahlfeld den Zielordner für die Dateien aus. Wählen Sie Dateien aus, um sie zum Hauptverzeichnis des TeamTransfer hinzuzufügen.
Wenn anwendbar, wählen Sie im Style Auswahlfeld den Stil der E-Mail-Benachrichtigung aus.
Geben Sie optional eine Nachricht oder ein Kommentar in das Nachricht Textfeld ein.
Klicken Sie abschließend auf Senden, um die Dateien zum TeamTransfer hinzuzufügen. Nachdem alle Dateien hochgeladen worden sind, schließt sich das Datei hinzufügen Fenster automatisch.
TeamTransfer Dateien an Nichtmitglieder senden
Um die aktuellen Dateiversionen eines TeamTransfer an Nichtmitglieder zu senden, klicken Sie auf den Erneut versenden Button wie im folgenden Bild angezeigt.
Das Erneut versenden Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Der Typ ist als Transfer voreingestellt.
Geben im An Feld die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Im Dateien Feld wird eine Dateiliste des Dateitransfers aufgelistet. Klicken Sie auf Senden, um die Dateien als Transfer zu versenden.
Teilnehmer eines TeamTransfers anzeigen
Der Besitzer eines TeamTransfers kann detaillierte Informationen über jeden Empfänger einsehen. Um die detaillierten Informationen eines Empfängers einzusehen, wählen Sie den Empfänger aus dem Teilnehmerbereich aus und klicken Sie auf Empfängerstatus. Der Empfängerstatus wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Setzen Sie ein Häkchen in Nicht benachrichtigen, wenn ein Empfänger keine E-Mail-Benachrichtigungen über TeamTransfer-Aktivitäten erhalten möchte.
Ein Snapshot erstellen
Der Besitzer eines TeamTransfers kann Snapshots der aktuellen Dateiversion des TeamTransfers erstellen. Auf der TeamTransfer Seite des Besitzers steht dafür die Neuer Snapshot Option im Neu Button integriert zur Verfügung, wie im folgenden Bild dargestellt.
Klicken Sie auf die Neuer Snapshot Option und das Neuer Snapshot Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Im Name Textfeld wird standardmäßig das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt. Sie können die Angaben nach Ihren Wünschen ändern, z.B. Version 1.1.
Snapshotname ändern
Wählen Sie im Dateien Abschnitt ein Snapshot aus. Im Datei Eigenschaften Abschnitt auf der rechten Menüseite werden Details des Snapshots wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie einen neuen Namen im Name Textfeld ein und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.
Dies kann nur vom Besitzer des TeamTransfers durchgeführt werden.
Ein Snapshot versenden
Snapshots können als neuer Transfer an andere Empfänger versendet werden. Beachten Sie, dass dies nur von Teilnehmern durchgeführt werden kann, die interne Nutzer sind.
Wählen Sie im Dateien Abschnitt ein Snapshot aus. Es werden Details des Snapshots im Datei Eigenschaften Abschnitt auf der rechten Menüseite angezeigt.
Klicken Sie auf Erneut versenden, das Erneut versenden Fenster wird angezeigt. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der/des Empfänger/s ein und klicken Sie auf Senden, um die Dateien als neuen Transfer zu senden.
Eine Datei kommentieren
Um Kommentare für eine bestimmte Datei hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf die Datei. Das Kommentare Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Bestehende Kommentare werden im oberen Textfeld angezeigt. Fügen Sie im Neuer Kommentar Textfeld neue Kommentare hinzu und klicken Sie auf Speichern, um die neuen Kommentare hinzuzufügen.
Einen neuen Ordner erstellen
Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf die Neuer Ordner Option, integriert im auf der Hauptseite befindlichen Neu Button. Eine Darstellung finden Sie im folgenden Bild.
Das Neuer Ordner Fenster wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Geben Sie im Neuer Ordner Textfeld einen Namen für den neuen Ordner ein und klicken Sie anschließend auf Speichern, um einen neuen Ordner zu erstellen.
Zugangsberechtigungen zu Dateien ändern
Der Besitzer eines TeamTransfers ist berechtigt, die Zugangsberechtigungen zu Dateien bzw. Ordnern zu ändern. Wählen Sie einen Ordner aus der Dateien Liste, das Teilnehmer Zugangsrechte Feld wird wie im folgenden Bild angezeigt.
Um eine Einsichtsberechtigung eines Teilnehmers für diesen Ordner zu erteilen oder zu entziehen, setzen Sie in der Anzeigen Spalte ein Häkchen an entsprechender Stelle für jeden Teilnehmer.
Um eine Änderungsberechtigung eines Teilnehmers für diesen Ordner zu erteilen oder zu entziehen, setzen Sie in der Schreiben Spalte ein Häkchen an entsprechender Stelle für jeden Teilnehmer.
Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren, um die Einstellungen zu aktualisieren.
MultiSpace (PersonalSpace) Feature
Die Qiata beinhaltet ab der Version 2.0 ein MultiSpace Feature. Mit MultiSpace erhalten Nutzer einen eigenen persönlichen Ort (PersonalSpace) zur Dateispeicherung, unabhängig von Firmenrichtlinien und Auditierungen. PersonalSpace nutzt das WebDAV Interface und kann dadurch standardmäßig in vielen Betriebssystemen, Programmen und Anwendungen integriert werden. Zum Beispiel als Netzlaufwerk in Windows 10. Das bedeutet, dass Dateien auf allen Geräten virtuell und synchron verfügbar sind. Alle Dateien aus PersonalSpace können im Transferbereich verwendet werden, z.B. zur Nutzung in einem Transfer oder Team Transfer. Die Nutzung von MultiSpace Dateien im Transferbereich bringt einen Kopiervorgang innerhalb des Systems mit sich. Die ausgewählten Dateien sind deshalb dupliziert und verwenden zusätzliches Kontingent. PersonalSpace ist nur für Nutzer verfügbar, die vom Company Administrator eine entsprechende Berechtigung erteilt bekommen haben.
Dies ist eine lizensierte Funktion. Für die Aktivierung der Funktion wird ein Lizenzschlüssel benötigt. Mit diesem Lizenzschlüssel kann PersonalSpace von verschiedenen Orten aus verwendet werden. Die folgenden drei Beispiele beschreiben die Integration von PersonalSpace in ein Betriebssystem: MultiSpace kann zusätzlich über den WebUI oder SDC genutzt werden.
PersonalSpace im WebUI nutzen
Über das MultiSpace Menü-Item erhalten Sie jederzeit Zugang zu Ihren Dateien im PersonalSpace. Sie können diese über den Button für die in einem Transfer ausgewählten Items in einem Transfer oder TeamTransfer nutzen.
Wählen Sie einen oder mehrere Ordner aus, die Sie versenden möchten. Markieren Sie hierfür die gewünschte Auswahl und erweitern Sie diese mit der STRG oder UMSCHALT Taste, um eine Mehrauswahl zu erstellen. Die Auswahl wird mit einem blauen Hintergrund hervorgehoben. Sobald Sie Ihre gewünscht Auswahl markiert haben, können Sie alle Dateien und Ordner über die im Transfer ausgewählten Items versenden. Wenn nötig, können Sie die selektierte Auswahl nach einem Klick auf die im Transfer ausgewählten Items umändern, indem Sie Dateien oder Ordner entfernen bzw. neue Dateien oder Ordner im Neu Menü hinzufügen.
Die Nutzung von MultiSpace Dateien führt zu einem Kopiervorgang innerhalb des Systems. Dadurch werden die ausgewählten Dateien dupliziert und verwenden zusätzliches Kontingent.
Sie können durch Nutzung der Durchsuchen oder Entfernen Buttons die Dateiauswahl erweitern bzw. verkleinern. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus, um die Auswahl zu versenden. Ab diesem Punkt gelten alle Regeln und Richtlinien für alle ausgewählten Dateien und Ordner.
Unter Informationen für MultiSpace finden Sie alle notwendigen Einzelheiten für die Verbindung Ihres PersonalSpace mit anderen Anwendungen oder Betriebssystemen.
MultiSpace Pfad- Der MultiSpace Pfad besteht stets aus der standardmäßigen Qiata FQDN und die Erweiterung /space. Dies wird zur Verbindung über den WebDAV benötigt.
Nutzername- Der Nutzername wird ebenfalls für die Authentifizierung benötigt.
Authentifikationstyp - Der Authentifikationstyp ist Zusammenfassung.
Zugangsdaten für MultiSpace (anwendungsspezifisches Passwort) Ein zusätzliches Passwort wird für den Login-Vorgang im Multispace benötigt, wenn ein drittes Programm benutzt wird (z.B. Betriebssystem, App o.a.).
- Ihr Administrator hat die Berechtigung für einen automatischen E-Mail-Versand aktiviert. In diesem Fall werden Ihre Zugangsdaten automatische per E-Mail zugeschickt.
- Die Berechtigung wurde aktiviert, die Zugangsdaten für Ihr MultiSpace werden jedoch nicht automatisch per E-Mail versendet. Um Ihr Passwort für Ihren PersonalSpace zu erhalten, loggen Sie sich im Web Interface an und gehen Sie auf MultiSpace in der Menüleiste. Im Infobereich rechts finden Sie die notwendigen Details für den Zugang zu Ihrem PersonalSpace. Sie können ebenfalls Ihr Passwort durch die Nutzung der beiden Funktions-Buttons zurücksetzen oder alternativ den Versand Ihrer Zugangsdaten per E-Mail manuell einleiten.
